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SCM应用案例之上海市安装工程公司

类型: 企业门户    发布日期: 2015-07-30

上海市安装工程有限公司(简称上海安装)成立于1958年,是上海建工集团的骨干企业之一,公司的主营业务是各类工业及民用建筑的全套机电设备安装,在安装行业有相当的影响力,尤其是近年来更是承担了上海市绝大部分标志性建筑的机电设备安装业务。公司现有员工3400人,注册资金8928万元,年营业额超过11亿元。


上海安装的业务以项目为中心,以往的采购模式都是各个项目组单独采购,各项目组的材料员根据项目进度,指定要料计划,并且把要料计划传真给目标供货商,目标供货商按照需求的时间和数量以及规格进行送货。


这样的采购模式在一定的程度上达到了快捷和方便,但同时弊端也是显而易见的:

一、 造成一定程度上采购成本的浪费,因为各个项目分别采购,不能达到数量上的优势,以得到更优惠的价格;

二、 不便于事后的追踪和责任的追究,如果因为供货商没有按照要求送货,可以推说传真没有收到,没有证据可查;

三、 容易出错,因为传真上的物料编码一般都是人工填写,材料的规格和名称不统一,容易造成同样一颗材料,但是因为   习惯写法不同,造成供需双方理解不一致,从而可能影响工程进度;

四、 询价周期较长。


据统计,安装行业70%以上的成本是采购成本,如果能够在采购成本上降下来,对公司的整体竞争力以及提升利润方面的作用都是不言而喻的。

上海安装高层领导正是因为看到了分项目采购模式的种种弊端,决定成立专门的采购中心,推行集中采购模式,由各个项目组的材料员把要料计划报给分公司,分公司整理汇总后,上报总公司,由总公司统一和各个供应商进行招标以及谈判,通过总公司集中采购,首先达到一个量的优势,从而减少直接的采购成本,另外因为只需要总公司采购中心和供应商进行采购沟通,间接的采购成本也得到了节约。


伴随着采购方式的革新,同时需要变更的就是对供应商的管理以及招投标行为的管理。以往的招标方式是由总公司进行统一招标,并且一类材料会选择多家供应商,但是实际的采购过程中,项目材料员是依照自己的意愿进行供应商选择(在总公司提供的合格供应商列表内)。实行集中采购之后的招标行为本身没有改变,但是招标之后,因为实际的采购执行是采购中心进行,采购中心可以从多方面综合考量供应商的表现,结合价格高低、路程远近、生产能力等信息,确认一个订单的目标供应商,这样一方面可以促进供应商之间的良性竞争,另一方面,也能达到节省采购成本的目的。


新的采购中心、集中管理众多供应商、采用新招投标流程等等的变化,意味着需要投入更多的管理精力与资源,去固化新流程和摸索新方法等。使用采购软件来帮助实现管理变革这个方法落入了上海安装的视线,经过一段时间的充分论证与谨慎考察,最终选择了明基逐鹿的供应链解决方案,希望通过电子采购平台的建立,把公司内各部门与供应商之间的业务通过电子平台联结起来,一方面即固化了现有的集团采购流程,另一方面大大提升了作业效率和反应速度。



随需应用,打造有行业特色的采购电子平台


上海安装的采购供应链信息化项目紧紧围绕用户要求进行设计,在采购方面,系统设计了申购功能,由各个分公司项目组成员(材料员)进行申购单的维护,维护完毕后,发布给采购中心,采购中心进行审核通过后,才可以建立采购订单。

上海安装项目订单分为两种类型,一种是直接下达的采购订单,这种订单一般面对非项目性物料需求或者某些用量相对比较固定的材料;还有一种是申购转来的订单,两种订单建立好之后,由采购中心发送给目标供应商,并且和供应商进行订单的交互。双方确认之后,才能进行送货处理。

考虑到上海安装的部分供应商用户,可能不能进行网上业务操作,但是这些供应商的业务情况又需要通过系统进行管理,系统设计了供应商是否可以网上业务的属性,对于不能进行网上业务的供应商,在订单发布的时候,无须和供应商进行交互,就直接变成可以送货的订单,然后采购再把该订单的信息通过以往的传真等方式传给供应商。在供应商送货时,也采用由分公司项目组直接收货的方式进行。

进行采购招标时,采购中心发布招标通知到公司网站,所有供应商都可以查看到该招标通告,并且进行报价,供应商进行报价后,采购可以给报价提出反馈意见,并通知合适的供应商前来现场竞标。如果采购中心不希望发布的采购需求能被所有人能够看到,那就可以采用询报价的方式,选取物料并发送询价通知给目标供应商,供应商可以通过系统进行网上报价并且发布报价信息,采购中心可以进行接收报价还是拒绝报价的操作。



颠覆传统业务弊端,高效采购建立新优势


上海市安装工程有限公司通过明基逐鹿SCM解决方案的应用,解决了以往询价周期比较长,并且在询价期间容易发生的供应商串价问题,目前已经有两个项目在进行采购管理系统的试用,采购中心也在通过该系统进行一些大件材料的询报价工作。一方面减少了缩短了询价周期,另一方面通过设定严格的询价日期时间限制,减少了供应商串价的发生。尤其通过询价模版的使用,减少了采购中心建立询价单的麻烦,使询价变得更为便捷。

之前的采购计划是通过传真的方式发给供应商,现在采用采购管理系统之后,首先是各个项目组材料员把采购需求通过系统发给采购中心,采购中心进行审核后,集中进行采购,这样可以凭借数量上的优势拿到更优惠的价格以及更优质的服务;而且供需双方通过采购管理系统进行订单的交互,避免了以往发传真的丢失以及供应商对需求不清楚的情形发生。

通过系统提供的物料最低价报表,能够把各种物料的最低价格以及价格的提供方发给相关的供应商,一方面给以供应商一定的压力,以便后续得到更优惠的价格,一方面也是对供应商的肯定,有利于双方更密切的协作。

随着采购电子平台的上线运行,加入在线作业的供应商也越来越多,更多核心供应商已经开始感受到应用系统带来的效益。传统建筑安装行业,企业信息化是一个热门却也谨慎的话题,随着上海安装的采购信息化新举措,将会为整个行业带来更多的宝贵经验。


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